Cómo calcular la tarifa por no presentarse en el salón
¿Alguna vez has mirado fijamente una silla vacía en tu salón sabiendo que un cliente debería estar allí?
Tener clientes que no se presentan es realmente frustrante porque no solo interrumpen su flujo de trabajo sino que también causan pérdidas financieras y crean vacíos en su agenda que no se pueden llenar fácilmente.
Por supuesto, perder algunas citas es normal en cualquier salón, pero si no realiza un seguimiento constante de sus ausencias, esas citas perdidas pueden multiplicarse más rápido de lo que cree.
Se traducirán en importantes pérdidas financieras, lo que afectará a su capacidad para comprar nuevos equipos, implementar nuevos servicios o incluso pagar a su personal.
Como usted no quiere eso, es necesario mantener la tasa de no presentación lo más baja posible.
Si no sabe por dónde empezar, no se preocupe, lo tenemos cubierto.
En este artículo, te contamos todo lo que necesitas saber sobre qué es una tasa de no presentación, por qué es importante, cómo reducirla y cómo medir las mejoras.
¿Cuál es la tarifa por no presentarse?
Lo primero es lo primero, aunque no necesita demasiadas explicaciones, un cliente que no se presenta es alguien que faltó a la cita sin previo aviso.
Esto significa que la tasa de no presentación se refiere al porcentaje de citas que los clientes realizan pero no asisten sin previo aviso.
Algunos propietarios de salones también prefieren incluir en esta categoría a los clientes que cancelaron la cita en el último momento, pero depende de cada salón lo que consideran una no presentación.
¿Por qué es importante saber cuántas ausencias tienes?
Saber cuántas no presentaciones tienes puede ofrecerte datos importantes sobre tus clientes y sobre el estado de tu negocio.
Tener una visión clara de estos datos puede brindarle información sobre cómo reducir su tasa de no presentación.
Así es como puede ayudarle el análisis de su tasa de no presentación:
1. Le ayuda a comprender a sus clientes
Puede identificar patrones en el comportamiento de los clientes que faltan a las citas.
Algunos clientes pueden necesitar un mejor sistema de comunicación porque tienden a olvidar los horarios que hacen.
Este tipo de patrón se puede solucionar fácilmente enviando un recordatorio para evitar citas perdidas.
Otro patrón a observar puede ser el tiempo. Analiza los días o los horarios con mayor frecuencia de no presentaciones. Quizás algunos de tus clientes no prefieran los lunes, u otros se salten la cita porque es por la tarde.
Tómese su tiempo para comprender a sus clientes y luego adapte sus estrategias en consecuencia.
Una vez que conozca los detalles sobre sus clientes, puede utilizar la aplicación de reservas Goldie para agregar notas de clientes.
Puedes anotar las preferencias de tus clientes, como cuál es su hora o día de la semana preferido.
Pero si desea construir relaciones más sólidas con sus clientes, no dude en incluir algunas notas más sobre sus métodos o productos de peinado favoritos.
No hay cliente al que no le guste sentirse especial.
2. Le brinda información sobre su negocio.
Una gran cantidad de ausencias puede indicarle que es necesario cambiar algo en sus operaciones.
Es posible que tus clientes tengan problemas para crear sus citas con sistemas de reserva complicados o que solo ofrezcas franjas horarias que chocan con el horario laboral cuando les resulta más difícil asistir, especialmente si tienes un largo tiempo de espera.
Analizar su negocio en general puede ayudarlo a mejorar la experiencia del cliente, agilizar su proceso de reserva y, obviamente, reducir las ausencias.
3. Le brinda una mejor estabilidad financiera
Una tasa alta de no presentación representa una pérdida de ingresos para su salón.
Por lo tanto, calcular tu tasa de no presentación y estar atento a su evolución contribuye a la estabilidad de tu negocio y te ayuda a seguir siendo financieramente sostenible.
La investigación muestra que El 30% de las citas se pierden cada año en el sector de la belleza, lo que genera una pérdida promedio de ingresos de $67,000.
Entonces, ¿cómo se debe evitar tal pérdida?
Mantener un registro manual de sus ingresos y citas puede ser útil, pero es fácil calcular mal u olvidar algunas de las citas.
Podrás crear un reporte online que te permita ver los ingresos y cantidad de clientes que tuviste en un periodo de tiempo específico e incluso ver cuál fue tu servicio más vendido.
Con un informe online es más fácil ver la evolución de tus ingresos y también ver las previsiones de ingresos para los próximos meses en función de datos anteriores.
Ahora ya sabe por qué es importante comprender cómo una inasistencia afecta a su negocio, pero ¿cómo se calcula una tasa de inasistencia y, lo más importante, cómo se minimiza?
Cómo calcular la tarifa de no presentación de tu salón
Calcular la tarifa de no presentación es más sencillo de lo que piensas.
Se toma el número de ausencias, se divide por el número total de citas programadas y se multiplica por 100 (Número de no presentaciones: Número total de citas x 100).
Para entenderlo mejor, imagina que tu salón tenía 200 citas programadas el mes pasado, pero de 200 solo asistieron 175 clientes.
Esto te deja con 25 clientes que no se presentan. Usando la fórmula mencionada anteriormente, su tasa de no presentación es del 12%.
25: 200 x 100 = 0,12 x 100 = 12%.
¿Cuál es un buen porcentaje de tasa de no presentación?
En primer lugar, apenas hay salones con una tasa de no presentación del 0%, y esto se debe a muchos factores.
Puede verse influenciado por la cantidad de citas que tenga, el comportamiento de los clientes, su ubicación, su horario de apertura o la eficiencia de su sistema de reservas.
Por ejemplo, tener su salón en un área estacional afectará más sus tarifas de no presentación.
Para comprender cuál es una buena tarifa por no presentarse para usted y su salón, primero debe comprender todos estos factores que influyen.
El porcentaje promedio de la tasa de no presentación para los profesionales de la belleza está entre el 10% y el 20%, por lo que, tanto si eres principiante como si eres un profesional de la belleza avanzado, debes intentar reducirlo lo más posible.
Este porcentaje significa que sólo el 80% o el 90% de tus citas son atendidas por tus clientes, o las reprograman antes.
Además, si eres un profesional de la belleza principiante, una tasa de no presentación del 20% puede considerarse normal porque aún estás construyendo tu base de clientes, pero es muy importante implementar estrategias para reducir este porcentaje.
Así que veamos algunos de los consejos que puedes aplicar.
5 estrategias para reducir las tarifas de no presentación en el salón
Ahora que comprende por qué la tasa de no presentación es importante y cómo calcularla, puede comenzar a implementar estrategias para reducirla y, con suerte, acercarla lo más posible al 0%.
1. Utilice un sistema de reservas en línea
Los días de concertar una cita a través de llamadas telefónicas deberían haber terminado, ya que la mayoría de los clientes no piensan en sus días con anticipación, lo que genera superposiciones que terminan en no presentarse.
O simplemente no lo anotan y se olvidan por completo de la cita.
Debido a estas situaciones, es mejor brindar una solución más sencilla a sus clientes. Pueden reservar su cita en línea, lo que les deja tiempo suficiente para consultar sus calendarios en busca de un lugar libre.
El uso de un sencillo sistema de reserva en línea le permite a su cliente programar su cita en minutos directamente en su teléfono sin necesidad de llamar.
Un sistema de reservas como Goldie puede beneficiarle a usted y a sus clientes, ahorrándoles la molestia de llamar y anotar las citas manualmente.
2. Enviar confirmaciones de reserva
Una vez que el cliente realiza una cita online, envía una confirmación de cita con todos los detalles.
Tendrán toda la información a mano ayudándoles a reprogramar si es necesario o simplemente tener en cuenta cuándo y dónde concertaron la cita.
Algunas plataformas de reservas en línea, como Goldie, ofrecen la posibilidad de enviar mensajes de texto automatizados, ahorrándote el trabajo manual y dejándote tiempo para concentrarte en tu trabajo.
3. Enviar recordatorios antes de las citas.
Una forma de disminuir su tasa de inasistencia es enviar recordatorios antes de las citas, como una alarma que lo despierta por la mañana.
Esto es muy beneficioso para aquellos clientes que siguen olvidándose de su reserva.
Pero, ¿cuándo tendrías tiempo para escribir manualmente a cada uno de tus clientes un mensaje con los detalles de la cita?
El tiempo apremia en un día y es mejor estar lleno de clientes que perder el tiempo enviando mensajes de texto.
Intente enviar un mensaje recordatorio un día antes o incluso algunas horas antes de la cita para los clientes que olvidan repetidamente su cita.
4. Ofrecer paquetes prepagos
Ofrecer paquetes prepagos que los clientes puedan comprar por adelantado es una manera perfecta de reducir las cancelaciones y las no presentaciones porque los clientes no quieren perder su dinero.
Piense en paquetes de visitas múltiples, como paquetes de tratamientos y peinados para el cabello, o una combinación de manicura y pedicura.
Siéntete libre de crear cualquier tipo de paquete, pero ten en cuenta los servicios que ofrece tu salón.
Puede crear paquetes promocionales para diferentes días festivos o incluso crear paquetes por tiempo limitado para crear ese efecto FOMO en sus clientes.
En lo que respecta al pago, puede solicitar un depósito para crear una fuente constante de ingresos o puede solicitar un pago completo para gestionar mejor su flujo de caja.
La ventaja de crear este tipo de paquetes es que los clientes intentarán no faltar a sus citas ya que pagaron por adelantado estos servicios.
5. Crear un programa de fidelización
Los clientes leales respetan sus citas porque valoran su tiempo y servicios. Y crear clientes leales es mucho más fácil de lo que cree. Debes centrarte en ofrecer servicios de calidad, reducir el tiempo de espera y centrarte en la higiene de tu salón.
Estos son obligatorios si desea construir relaciones más sólidas y transformar a sus clientes en clientes leales. Además de ayudarle a reducir la tasa de no presentación, los programas de fidelización pueden ayudar a que sus clientes se sientan apreciados. Para demostrarles que los valoras, suma puntos por los clientes que se presenten y ofréceles servicios exprés gratuitos cuando acumulen una determinada cantidad de puntos.
Hay algunas estrategias que puede aplicar, pero ¿cómo sabrá si implementar alguna de estas estrategias de no presentación funcionará?
Cómo medir las mejoras
Después de utilizar la calculadora de tarifas de no presentación y averiguar su tarifa, debe comenzar a implementar algunas estrategias de no presentación o incluso crear una política de no presentación.
Luego, debe monitorear su tasa de no presentación durante un período de semanas o meses para ver si las implementaciones funcionan para usted.
Si ve una tendencia a la baja constante, significa que está en el buen camino.
Probablemente verá las mejoras sin volver a calcular su tarifa, pero mantener una hoja de cálculo actualizada mensualmente de sus ausencias le ayudará a encontrar otros patrones con el tiempo.
Ver más reprogramaciones en línea y una disminución en las cancelaciones puede ser un buen indicador de que el proceso en línea es más conveniente para ellos, lo que lo deja con menos citas perdidas.
También puede reducir la fricción agregando un toque más personal a sus clientes ofreciéndoles la posibilidad de enviar mensajes de texto a sus recordatorios.
Continúe mejorando la experiencia del cliente a través de un excelente servicio, programas leales y recordatorios de cambios de reserva para que sus clientes se sientan valorados y verá que sus ausencias disminuyen y el valor de por vida de sus clientes aumenta.
Terminando
Ahora ya sabe cómo calcular su tasa de no presentación y comprende por qué es importante realizar un seguimiento para garantizar que sus clientes tengan la mejor experiencia.
Una tasa alta de no presentación le cuesta tiempo y dinero a su salón, pero implementar las estrategias adecuadas lo ayudará a reducir las tarifas y posiblemente a ganar clientes más leales.
El uso de un sistema de reservas en línea fácil de usar le ayudará a automatizar tanto como sea posible.
Envía confirmaciones de reserva y recordatorios, haciendo imposible que tus clientes falten a sus citas.
Usted simplemente se concentra en brindar excelentes servicios y deja que Goldie haga el resto por usted.
