Cómo crear formularios de consulta digitales para salones
Los formularios de consulta de salón son esenciales para comprender las necesidades de los clientes y brindar servicios de primer nivel. Ya sea que tenga una empresa establecida o sea nueva en el mercado, la integración de formularios en su práctica diaria mejorará la experiencia del cliente y garantizará su seguridad.
En este artículo exploraremos los beneficios de utilizar formularios de consulta digitales para su salón y veremos exactamente qué información debe solicitar y proporcionar a través de estos documentos para escenarios particulares. Pero primero lo primero:
¿Qué es un formulario de consulta digital?
Un formulario de consulta digital para salones es un documento electrónico que los clientes completan antes de una cita para proporcionar información clave. Garantiza que tanto la persona que recibe el servicio como el profesional del salón comprendan mutuamente las expectativas y requisitos de la visita.
Por lo general, se puede acceder a estos formularios en línea y completarlos de forma remota en el sitio web de la empresa o en la aplicación de reservas antes de llegar al salón.
Los formularios de consulta no son un concepto nuevo, ya que muchos establecimientos utilizan desde hace un tiempo las versiones tradicionales de lápiz y papel. Sin embargo, cambiar a lo digital parecía lo mejor, ya que los registros son más fácilmente accesibles y actualizables, lo que permite a los salones realizar un seguimiento del historial del cliente a lo largo del tiempo. Por no hablar de ecológicos, porque reducen la huella medioambiental del salón.
¿Por qué utilizar formularios de consulta digitales para tu salón?
Es posible que aún no veas el sentido de los formularios de consulta de salón, así que profundicemos en las ventajas de usarlos para mejorar las interacciones con los clientes y hacer que tu negocio sea más eficiente.
1. Proporcionar servicios personalizados
Los formularios de consulta digitales le permiten comprender las preferencias y expectativas de los clientes, lo que hace que sea muy fácil ofrecer experiencias de salón personalizadas.
Tener acceso a información como tipo de cabello, tipo de piel y tratamientos o servicios anteriores le ayuda a recomendar productos y procedimientos que se adaptan a las necesidades únicas de cada cliente.
Cuando las personas reciben atención y recomendaciones personalizadas, se sienten valoradas y comprendidas, lo que aumenta la satisfacción y fomenta la lealtad. Según Instapageel 77% de los clientes prefieren, recomiendan o pagan más por bandas que ofrecen servicios o experiencias personalizadas.
2. Garantizar la seguridad del cliente
El bienestar del cliente debe ser la máxima prioridad de su salón. A través de formularios en línea puede recopilar información sobre las condiciones médicas del cliente, como alergias o sensibilidades de la piel. Sabrás qué productos o tratamientos evitar, reduciendo el riesgo de reacciones adversas.
Los formularios también informan a los clientes sobre los procedimientos y los riesgos asociados, lo que conduce al consentimiento informado. No hay lugar para malentendidos que puedan comprometer la seguridad del cliente. Además, mostrar compromiso con la seguridad genera confianza en su negocio.
3. Mejorar la relación cliente-salón
Los salones son un negocio de relaciones donde la comunicación es clave. Puede pensar en los formularios como un canal de comunicación bidireccional donde usted proporciona información esencial y los clientes pueden expresar sus inquietudes y objetivos específicos para sus citas.
Pero no se trata sólo de eso, los formularios del salón también ayudan a los clientes a ver que se están atendiendo sus necesidades individuales, generando un sentido de confianza y lealtad. También puedes incluir secciones de comentarios, mostrando que tu salón valora la opinión del cliente y está comprometido a mejorar el servicio.
4. Mostrar profesionalismo y cumplimiento de la ley.
El consentimiento informado es un requisito legal y ético en muchas jurisdicciones. Los formularios de consulta digitales pueden registrar el consentimiento, garantizando que los clientes conozcan la naturaleza, los beneficios, los riesgos y los posibles efectos secundarios de los tratamientos que reciben. En caso de demanda, estos documentos protegerán a su salón de cualquier responsabilidad.
Cumplir con este protocolo de seguridad no sólo cumple con los estándares legales sino que también demuestra profesionalismo y dedicación al bienestar del cliente. Cuando los clientes se sientan seguros en su salón, seguirán solicitando sus servicios.
5. Mejore sus esfuerzos de marketing
La información que recopila a través de los formularios de consulta del salón es una mina de oro, ya que le permite adaptar sus esfuerzos de marketing para mejorar la eficiencia.
Por ejemplo, puede ayudarle a comprender la demografía de los clientes y orientar mejor sus campañas de marketing. También puede brindarle información sobre qué servicios son los más populares, lo que le permitirá promocionarlos más u ofrecer ofertas especiales a clientes nuevos y existentes.
También puede conocer los canales de comunicación preferidos de los clientes (correo electrónico, SMS, redes sociales, etc.) y enviar mensajes de marketing donde sea más probable que respondan.
¿Qué poner en un formulario de consulta?
El contenido del documento depende del tipo de formulario que esté creando. Analizaremos algunos de los tipos más comunes de formularios de consulta de salón en un minuto, pero estas son algunas de las cosas más comunes que encontrará en la mayoría de ellos.
- Información básica del cliente.: el nombre completo de la persona, fecha de nacimiento, además de datos de contacto como su número de teléfono y dirección de correo electrónico;
- Información de Contacto en caso de Emergencia: el nombre del contacto de emergencia y su relación con el cliente, así como su número de teléfono;
- Historia médica y de salud.: condiciones médicas, alergias y sensibilidades, así como tratamientos previos y reacciones adversas (si las hubiera);
- Consentimiento y renuncias: consentimiento de tratamiento, consentimiento de privacidad de datos;
- Firma: la fecha de finalización del formulario y la firma del cliente.
Por supuesto, hay otras secciones que puedes agregar, como permiso para fotos de antes y después, reconocimiento de tu política de cancelación y reembolso, o satisfacción y comentarios del cliente. Siempre es bueno tenerlos.
¿Cómo crear un formulario de consulta de salón?
Hay un montón de herramientas de creación de formularios que pueden ayudarle a crear sus formularios de consulta digitales, pero el mejor enfoque, con diferencia, es utilizar una herramienta que esté integrada con los sistemas existentes de su salón (es decir, software de reservas, sistema de gestión de relaciones con los clientes). .
De esta manera, todos los datos del cliente, el historial de citas y los formularios de consulta del salón se almacenan en un solo lugar, lo que facilita el acceso y la gestión de la información. La aplicación Goldie le permite crear formularios y habilitarlos para servicios específicos como cortes de cabello, tintes de cabello o tratamientos faciales.
Todos los datos están protegidos y manejados. de conformidad con el RGPD y otras regulaciones, y podrá personalizar fácilmente cada aspecto de su documento, incluido el tipo de respuesta a las preguntas, la disponibilidad del formulario (a qué servicios debería aplicarse) y la frecuencia (una vez por cliente o en cada cita).
Sus clientes verán el formulario en la página de citas y se les pedirá que lo completen antes de su servicio programado. Realmente es así de fácil. Sólo tienes que saber qué debe incluir tu formulario.
Estos son los pasos para crear un formulario de consulta de salón con la aplicación Goldie en menos de 5 minutos:
- Si aún no lo tienes, descarga Goldie gratis desde Tienda de aplicaciones o Google Play
- Vaya a Menú y toque Formularios
- Personaliza tu formulario agregando tus preguntas o requerimientos
- Seleccione el tipo de respuesta (Sí/No o respuesta abierta) y la frecuencia
- Elige si quieres exigir la firma de tus clientes
¡Ahí lo tienes, tu formulario en línea está listo!
Tipos de formularios de consulta de salón.
A continuación te presentamos cinco de los formularios de consulta digitales más comunes y cómo debes utilizarlos en tu salón:
Formularios de consulta única
Por lo general, se utilizan con clientes nuevos para recopilar información completa antes de su primera cita en su salón. Los formularios de consulta única brindan referencia para futuras visitas, garantizando la continuidad del servicio. Esto resulta muy útil cuando un cliente es atendido por varios profesionales del salón a lo largo del tiempo.
Este formulario de salón generalmente incluye secciones para información básica del cliente, historial médico y de salud, tipo de cabello o piel, tratamientos anteriores, inquietudes específicas u objetivos de tratamiento y la firma del cliente.
Formularios de consulta para cada cita.
A diferencia del tipo de formulario anterior, que está destinado a evaluaciones iniciales, los formularios de consulta para cada cita se crean para recopilar información actualizada del cliente en cada visita.
Al firmarlos, el cliente reafirma su consentimiento para los tratamientos en curso y reconoce cualquier actualización de las políticas o procedimientos del salón. Además, también se puede utilizar como una forma de realizar un seguimiento del progreso de procedimientos que normalmente requieren una serie de sesiones.
Puede agregar secciones como información del cliente, expectativas, evaluación del cabello/piel (si es necesario), alergias y sensibilidades, servicios previos, consentimiento y firma del cliente.
Formularios de consulta anual
Como sugiere el nombre, los clientes completan estos formularios de salón una vez al año. Sirven como revisión y actualización de la información del cliente, para que pueda seguir ofreciendo servicios personalizados y garantizando su seguridad.
Muchas cosas pueden cambiar en 12 meses, por lo que necesita actualizar sus registros, reafirmar el consentimiento y la aceptación de las políticas del salón, protegiendo legalmente tanto al cliente como al salón.
Para los formularios anuales, puede utilizar las mismas preguntas que para los formularios de consulta única, ya que ambos están destinados a recopilar una gran cantidad de información.
Formas de tratamiento especializado
Los servicios más complejos, como la depilación láser o las exfoliaciones químicas, plantean ciertos riesgos, requieren atención previa o posterior al tratamiento o tienen consideraciones de salud únicas que el cliente debe conocer para su seguridad personal y el éxito del tratamiento.
En estos casos, necesita un formulario de tratamiento especializado que se centre en aspectos médicos y detalles específicos del tratamiento, pero que también incluya secciones como información personal, contactos de emergencia, consentimiento y acuerdo.
Formularios de consentimiento para la prueba de parche
Es una buena práctica redactar este tipo de formulario siempre que realice una prueba de parche antes de un servicio en particular. No solo le ayuda a mantener una imagen profesional y confiable, sino que también es una prueba escrita de que el cliente fue informado sobre la prueba y los riesgos potenciales asociados con los productos utilizados, en caso de cualquier disputa o reclamo legal.
Un formulario de salón de este tipo generalmente contiene información del cliente, detalles del tratamiento y del procedimiento de prueba del parche, posibles reacciones, una declaración de consentimiento, además de la firma y la fecha del cliente.
Conclusión
Crear formularios de consulta de salón es esencial para mejorar la satisfacción del cliente, la calidad del servicio y la eficiencia del trabajo. Esperamos que este artículo facilite la creación e implementación de sus formularios de consulta.
Revise periódicamente el contenido del formulario para asegurarse de que se mantenga actualizado con las prácticas, los servicios y las necesidades del cliente actuales.
Eduque a todo su equipo sobre cómo utilizar los formularios en línea, incluido cómo acceder y administrar los datos recopilados. Esta información puede ayudar a mejorar los servicios en todas las especialidades de los salones y, en última instancia, hacer crecer su negocio.
