Cómo reducir las cancelaciones de última hora en peluquerías

Pídale a cualquier profesional del cabello que enumere las cosas más frustrantes de su trabajo y seguramente surgirán cancelaciones de último momento.

Pero es más que eso: cuando las citas se cancelan en el último momento, las sillas vacías también significan pérdida de ingresos y una carrera contrarreloj para llenar los huecos en la agenda. Por eso es vital intentar tener la menor cantidad posible.

En este artículo, analizaremos cómo reducir las cancelaciones en peluquerías utilizando seis estrategias efectivas, pero también qué hacer cuando ocurren.

Pero primero lo primero, veamos cómo las cancelaciones de último momento pueden convertir las operaciones de tu peluquería en una situación complicada.

¿Cómo afectan las cancelaciones de clientes de peluquerías a tu negocio?

Comprender el impacto de las cancelaciones o las no presentaciones puede resultar complicado. Es fundamental ser consciente de cómo estas interrupciones afectan las operaciones y los ingresos de su salón para abordarlas de manera efectiva.

• Pérdida de ingresos

Cuando un cliente cancela su cita con el peluquero en el último minuto y no hay nadie más para ocupar ese espacio vacío, su salón pierde los ingresos que habría generado. Dependiendo del tipo de servicio, la pérdida puede ser más o menos importante. Por ejemplo, un simple recorte o un corte de cabello básico no tendrá tanto impacto como un tratamiento o coloración del cabello.

• Interrupción del horario

Si las vacantes resultantes de cancelaciones de clientes de peluquerías siguen sin cubrirse, se genera tiempo de inactividad para los estilistas. Incluso si estos espacios están ocupados, es posible que los clientes recién reservados no lleguen exactamente a tiempo, especialmente si se trata de un aviso con poca antelación, lo que provoca retrasos y cambia todas las citas posteriores del día.

• Desperdicio de inventario

Algunos estilistas pueden mezclar soluciones o tintes con anticipación para servicios como coloraciones o tratamientos capilares. Si el cliente cancela en el último momento o incluso no se presenta, estos productos quedarán sin usar y se desperdiciarán. Esto lleva a menores márgenes de ganancia porque el salón gasta dinero en productos que no ayudan a generar ingresos.

• Baja moral del personal

Los sillones de salón vacíos también pueden provocar estrés en el personal. Si los estilistas y otros profesionales del salón se enfrentan con frecuencia a cancelaciones, podrían desmotivarse o incluso frustrarse. Esto puede afectar su rendimiento general e incluso afectar la experiencia del cliente.

• Mayores costos de marketing.

Las cancelaciones de clientes de peluquerías podrían traducirse en mayores costos de marketing, porque es posible que necesites invertir más en promocionar tu negocio para atraer nuevos clientes y retener a los actuales. Eso puede significar asignar un presupuesto para diferentes ideas de marketing de peluquerías, como publicidad paga, campañas de correo electrónico, anuncios impresos o eventos promocionales.

Con eso en mente, veamos qué puedes hacer para evitar todas estas repercusiones en tu negocio de peluquería.

6 formas de reducir las cancelaciones de última hora

Es importante establecer sus propias expectativas desde el principio porque, de manera realista, no es factible eliminar por completo las cancelaciones de último momento. Sin embargo, puedes reducirlos al mínimo utilizando una variedad de métodos; estos son algunos de los más efectivos:

1. Establecer una política de cancelación clara

Redacte una política de cancelación sencilla que explique las reglas de su salón con respecto a cancelaciones y reprogramaciones.

Asegúrese de incluir cosas como con cuánta anticipación los clientes pueden cancelar una cita (generalmente de 24 a 48 horas) y qué sanciones se aplican si lo hacen fuera de este plazo.

Utilice múltiples canales para compartir la política de cancelación con los clientes, incluido el sitio web del salón, correos electrónicos, mensajes de texto y materiales impresos para que no se lo pierdan. Cuando los clientes son conscientes de las consecuencias de cancelar en el último minuto, es menos probable que lo hagan y más probable que se presenten según lo planeado.

2. Solicite depósitos de reserva

Quizás la mejor manera de reducir las cancelaciones de último momento sea exigir depósitos cuando los clientes reservan. Esto no solo ayuda a filtrar a las personas que podrían reservar y cancelar casualmente, sino que también genera compromiso por parte de quienes aseguran las citas.

Si un cliente cancela en el último minuto, su salón puede quedarse con el depósito como compensación parcial por la pérdida de ingresos. Saber que perderán dinero si cancelan con poca antelación disuade a los clientes de hacerlo.

Para evitar malentendidos o disputas, asegúrese de que su política sobre el manejo de depósitos para cancelaciones sea muy clara y que los clientes la reconozcan antes de reservar.

3. Envía recordatorios antes de las citas.

A veces, los clientes tienen agendas muy ocupadas o simplemente quedan atrapados en sus actividades diarias y pueden olvidarse de sus citas programadas en la peluquería. Puede evitar que esto suceda y tener en cuenta sus reservas enviando recordatorios de citas; esto se puede hacer de forma automática y sin complicaciones con Goldie.

Al recibir el mensaje, los clientes pueden hacer los arreglos necesarios para asegurarse de poder asistir o reprogramar la cita con anticipación si se dan cuenta de que no pueden asistir. Es una buena práctica enviar recordatorios entre 24 y 48 horas antes de la cita para que los clientes tengan tiempo suficiente para confirmar o notificar al salón sobre cualquier cambio.

4. Asegúrese de que el proceso de reprogramación sea muy sencillo

Puede alentar a los clientes a realizar cambios con anticipación en lugar de cancelar justo antes de la cita simplificando la reprogramación.

Si surge algo y no pueden asistir, pueden encontrar fácilmente otro momento que sea más conveniente, liberando el espacio inicial para otros clientes potenciales. De esta manera, su agenda permanece llena y el riesgo de pérdida de ingresos se reduce significativamente o se elimina por completo.

Además de ayudarle a reducir las cancelaciones de último momento, este enfoque también fomenta la fidelidad porque los clientes aprecian las empresas que se adaptan a sus necesidades y son flexibles.

5. Mantener buenas relaciones con los clientes

Puede que esto no sea lo primero que le viene a la mente cuando piensa en cómo reducir las cancelaciones de peluquerías, pero construir relaciones sólidas con los clientes definitivamente puede hacer que estén más dispuestos a asistir a sus citas.

Cuando los clientes tienen una conexión personal basada en la confianza mutua y el respeto con su estilista, es menos probable que cancelen porque no quieren molestar a alguien que conocen y les agrada.

Hay varias formas de establecer relaciones con los clientes, incluido brindar un servicio de alta calidad que cumpla o supere las expectativas, participar en conversaciones significativas y recordar detalles personales para experiencias más personalizadas.

6. Implementar incentivos para los clientes que lleguen a tiempo

Ya hemos hablado de cómo perder el depósito puede ser una penalización por las cancelaciones de clientes de peluquería, pero los refuerzos positivos a menudo pueden conducir a mejores resultados. Recompensar las llegadas puntuales con cosas como puntos de lealtaddescuentos para servicios futuros o muestras gratuitas de productos pueden motivar a los clientes a respetar constantemente los horarios de sus citas.

Además de eso, los incentivos pueden diferenciar a su salón de la competencia al ofrecer valor agregado. Es posible que los clientes prefieran reservar en un salón que premie su puntualidad que en uno que la dé por sentada. En general, es una manera fácil de aumentar la satisfacción del cliente y hacer que la gente siga viniendo.

¿Cómo cubrir los espacios de última hora?

Independientemente de cuánto intente reducir las cancelaciones de último momento, debe estar preparado para el momento en que los clientes le informen que no llegarán con poca antelación. A continuación le mostramos cómo puede llenar espacios de último momento, minimizando el impacto de las cancelaciones en su agenda y mitigando la pérdida de ingresos.

• tener una lista de espera

Mantenga una lista actualizada de clientes que están listos para reservar citas lo antes posible e infórmeles dónde hay disponibilidad. De esta manera, su salón puede llenar rápidamente los espacios vacíos debido a las cancelaciones y los estilistas pueden seguir trabajando sin tiempo de inactividad innecesario.

• Publicar en las redes sociales

Comparta las vacantes disponibles de último momento en las páginas de redes sociales de su salón. La mayoría de los clientes consultan las redes sociales con frecuencia y es probable que alguien aproveche la oportunidad de inmediato. También existe la ventaja adicional de que las personas comparten tus publicaciones con amigos, lo que te ayuda a atraer nuevos clientes.

• Ofrecer descuentos

Ofrezca pequeños descuentos u ofertas especiales para los clientes que puedan cubrir los espacios disponibles de último momento con poca antelación. Dichos incentivos los alentarán a seguir adelante y reservar, especialmente si han estado considerando un servicio pero no necesariamente estaban listos para comprometerse todavía.

Terminando

Al implementar las estrategias de este artículo, puede reducir significativamente las cancelaciones de último momento y mantener un flujo constante de clientes.

Algunas medidas, como enviar recordatorios y exigir depósitos, requieren poco esfuerzo y pueden automatizarse con Goldie, mientras que otras, como fomentar relaciones sólidas con los clientes y ofrecer incentivos, implican más trabajo.

Tenga en cuenta que no puede eliminar por completo las cancelaciones de clientes de peluquería, pero puede reducir significativamente su impacto en su negocio de peluquería. Manténgase flexible y ajuste su enfoque según sea necesario para mantener su negocio próspero y su personal y clientes contentos.