Una guía práctica sobre cómo redactar una política de reserva de salones
Cuando eres dueño de un salón, debes saber que cada cita es en una vía de doble sentido. Su cliente promete que llegará a tiempo a su cita, mientras que el personal de su salón promete estar listo para trabajar tan pronto como el cliente llegue.
Para que todo funcione sin problemas y garantizar que todos sigan las mismas reglas, debes crear una política de reserva de salón. La política de un salón es un conjunto de pautas que los clientes y el salón deben respetar al programar, reprogramar o cancelar citas.
¿Pero es realmente necesario tenerlo? ¿Y en qué consiste?
¿Por qué necesitas una póliza de salón?
Esto depende de las necesidades de tu salón. Una de las razones más importantes por las que un salón necesita una póliza es proteger los ingresos.
Las cancelaciones tardías y las no presentaciones pueden afectar los ingresos de un salón, pero tener una política de cancelación desalienta este comportamiento. También ayuda a mejorar la comunicación con el cliente. Comunica firmemente las expectativas de sus clientes y muestra profesionalismo y respeto por ellos y su salón.
Sin mencionar que algunos tratamientos específicos pueden requerir la preparación del producto con anticipación y, si sus clientes no se presentan a sus citas, sus productos se desperdiciarán. Sin embargo, tener una póliza minimizará sus pérdidas y alentará a sus clientes a ser más responsables con sus citas.
Entonces, ¿cuáles son los componentes esenciales de una política de reserva de salón?
1. Procedimiento de reserva
Aquí especificarás cómo tus clientes pueden reservar citas, ya sea por teléfono, a través de un sistema de reservas online o en persona.
Ejemplo: Las citas se pueden reservar online a través de nuestro sistema de reservas, por teléfono al (número de teléfono) o en persona en nuestro salón. Recomendamos reservar con al menos dos semanas de antelación para asegurar su horario preferido. Es posible que se requiera un depósito de $(cantidad) para ciertos servicios.
2. Política de cancelación y reprogramación
Es importante mencionar las reglas de cancelación y reprogramación para que los clientes sepan cómo cancelar sin penalizaciones.
Puedes implementar un periodo de aviso de cancelación de 24 horas, el tipo de cancelación más utilizado, que permite a los clientes cancelar o reprogramar sus citas con al menos 24 horas de anticipación sin ningún cargo. Sin embargo, el salón aplicará una tarifa si se realiza una cancelación dentro de las 24 horas posteriores a la cita.
Además, tenga en cuenta los clientes que reservaron cita el mismo día. En este caso, puedes pedirles que avisen a tu salón al menos tres horas antes.
Ejemplo: Perfect Plaits ha implementado una política de cancelación con un período de aviso de 24 horas y menciona que los depósitos no son reembolsables en caso de una cancelación completa. Sin embargo, una buena práctica es transferir el depósito a la reserva futura en caso de reprogramar con 24 horas de anticipación.
3. Tasas o penalizaciones por cancelaciones tardías
También puede crear una política de llegada tardía. Ofrezca un período de gracia de 15 minutos para las llegadas tardías, pero para los clientes que lleguen tarde entre 15 y 30 minutos, puede considerar cobrar un cargo por retraso, y para aquellos que lleguen más de 30 minutos tarde, puede considerarlos como no presentados.
Además, recuerda que a veces pueden ocurrir emergencias, así que sé enfático con tus clientes en esas situaciones.
Consejo profesional: Estas políticas de cancelación y retrasos no se aplican solo a sus clientes. Si quieres que tus clientes respeten tu tiempo, también debes respetar el de ellos. Evite cancelar citas con menos de 24 horas de antelación u ofrezca un servicio gratuito si esto ocurre. Además, asegúrese de no hacer esperar a los clientes más de 15 minutos después de la hora programada de su cita.
4. Política de no presentación
Las ausencias son la peor pesadilla de un salón. Estos son clientes que no se presentan a sus citas programadas y no le avisan con antelación. Por supuesto, una no presentación puede ocurrir una vez por cliente porque tuvo una emergencia o se olvidó por completo de su cita, pero debe cobrar una tarifa por no presentarse la próxima vez que suceda.
Aplica una tarifa de no presentación de la mitad del coste total de la cita, o incluso puedes cobrar el 100% del servicio reservado. Incluso puedes establecer en tu póliza que si tus clientes faltan a una cita más de dos veces, no les permitirás programar nuevas citas en tu salón.
Ejemplo: Therapies & Moore, uno de los mejores salones de belleza de Liverpool, Reino Unido, tiene una política de no presentación que cobra el 100% del importe de la cita.
También puede incluir políticas sobre niños o mascotas en el salón, sobre el uso del teléfono durante diferentes tratamientos o políticas sobre comida y bebida durante los tratamientos.
5. Política de depósitos y pagos
Solicitar un depósito a sus clientes cuando programen una cita le ayudará a recuperar los costos asociados con las citas perdidas. Explique claramente en su póliza que este monto se deducirá del costo total del servicio reservado para garantizar que no se cobre de más a los clientes. Mantener una tarjeta de crédito registrada también garantiza que, en el peor de los casos, no tendrá que perseguir cargos impagos.
6. Métodos de pago aceptados
Es importante tener varios métodos de pago para garantizar que su salón atraiga a varios clientes. Algunos de los tipos de pagos aceptados son efectivo, crédito, débito y pagos digitales.
Por ejemplo, puede aceptar enlaces de pago, efectivo, toque para pagar o lectores de tarjetas utilizando un sistema de reservas como Goldie. También debes mencionar cuándo vencen los pagos, ya sea en el momento del servicio o por adelantado, para que tus futuros clientes sepan qué esperar.
7. Política de reembolso
Depende de usted si desea implementar una política de reembolso. Puedes ofrecer un reembolso si el cliente te dice antes de salir del salón que no está satisfecho con el servicio. Si no se puede llegar a una resolución de inmediato, el cliente podrá recibir un reembolso por el servicio.
Si todavía no sabes por dónde empezar a la hora de crear la política de tu salón o hay demasiado por hacer, algunos sistemas de reservas online como Goldie tienen una integración de IA en la aplicación que generará descripciones de servicios, términos y condiciones y políticas de reservas. para tu salón. De esta manera no tendrás que preocuparte por qué incluir en tu póliza.
¿Cuánto tiempo debe durar la política de reserva de tu salón?
Su política debe ser clara y concisa sin jerga innecesaria, ya que desea que todos sus clientes la comprendan. Aunque hay muchas cosas que incluir en tu política de reserva, no debes escribir más de 1 página.
Eche un vistazo a The Lash Project, que creó una política de salón que era lo suficientemente detallada como para cubrir puntos importantes, pero no tan extensa como para que sus clientes no la leyeran.
¿Dónde tener la política de reserva de tu salón?
Si desea asegurarse de que todos sus clientes lo sepan, puede incluir su política de reservas en su sitio web de reservas en línea y pedirles a los clientes que la acepten antes de reservar una cita.
Consejo profesional: Puede descargar la aplicación Goldie desde Tienda de aplicaciones o Google Play y configure su página de reservas en línea de forma gratuita.
Además, si tienes páginas sociales dedicadas a tu salón, no olvides incluirlas allí. Exhibe tu póliza en un lugar visible de tu salón, como el área de recepción, para que todos tus clientes puedan verla.
Su personal también debe estar familiarizado con la política de reservas y poder comunicarla a los clientes si es necesario. También deberían poder responder cualquier pregunta que sus clientes puedan tener sobre su póliza.
Prepárate y escribe la política de reserva de tu salón.
Tómese su tiempo para pensar en las necesidades de su salón y escriba cuidadosamente una política de salón que priorice la satisfacción de sus clientes y ayude a que su negocio prospere.
O, si sabe qué incluir pero no quiere escribirlo usted mismo, intente utilizar un software de reservas que genere la política de reservas por usted.
